3টি কারণ আপনার বর্তমান সরবরাহকারী আপনাকে কঠিনভাবে ব্যর্থ করছে

একজন সরবরাহকারী প্রতিটি সময়সীমা মিস না করে বা খারাপ পণ্য না পাঠিয়ে আপনাকে হতাশ করতে পারে। যোগাযোগের ছোট ফাঁক, অস্পষ্ট মানের মান এবং দুর্বল পরিকল্পনা আপনার ব্যবসার জন্য বড় সমস্যা তৈরি করতে পারে। আমি দেখেছি যে উৎপাদন শুরু হওয়ার আগে অনেক সরবরাহকারী সমস্যা শুরু হয়। একজন ক্রেতা ইউনিট মূল্যের উপর ফোকাস করতে পারে, যখন সরবরাহকারী মৌলিক অর্ডারের বিশদ পূরণের উপর ফোকাস করে। উভয় পক্ষই মনে করে যে তারা প্রকল্পটি বুঝতে পেরেছে, তবুও তারা ভিন্ন প্রত্যাশা থেকে কাজ করছে। এখানে তিনটি সাধারণ কারণ রয়েছে যে কারণে একজন সরবরাহকারী আপনাকে হতাশ করে রাখে এবং প্রতিটিকে ঠিক করার জন্য আমি যে পদক্ষেপগুলি গ্রহণ করব। 1। আপনার প্রয়োজনীয়তা যথেষ্ট পরিষ্কার নয় একজন সরবরাহকারী তাদের কাছে নেই এমন তথ্য থেকে কাজ করতে পারে না। একটি পণ্যের অনুরোধে আইটেমের নাম, পরিমাণ এবং লক্ষ্য মূল্য অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। এটি বিশদ বিবরণ ছেড়ে দিতে পারে যেমন: - উপাদানের গ্রেড - পণ্যের মাত্রা - রঙের পরিসর - প্যাকেজিং পদ্ধতি - লেবেল অবস্থান - গুণমান সহনশীলতা - পরিদর্শন মান - ডেলিভারি অবস্থান - প্রয়োজনীয় নথি উদাহরণস্বরূপ, একজন ক্রেতা একটি "গাঢ় নীল" নকশা সহ 10,000 মুদ্রিত বাক্সের জন্য অনুরোধ করতে পারে৷ সরবরাহকারী রেফারেন্স চিত্রের কাছাকাছি একটি রঙ ব্যবহার করে অর্ডার তৈরি করে। ক্রেতা একটি নির্দিষ্ট প্যানটোন কোড আশা করেছিল, কিন্তু সেই বিশদটি কখনই ক্রয় নথিতে অন্তর্ভুক্ত করা হয়নি। ফলাফল একটি বিতর্ক যা এড়ানো যেত। আমি একটি উদ্ধৃতি চাওয়ার আগে একটি পণ্য স্পেসিফিকেশন শীট প্রস্তুত করে এই ঝুঁকি কমিয়েছি। নথিতে অঙ্কন, ফটো, পরিমাপ, উপাদানের বিবরণ, প্যাকেজিং প্রয়োজনীয়তা এবং গ্রহণযোগ্য সহনশীলতার মাত্রা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। একটি স্পষ্ট স্পেসিফিকেশন শীট আমাকে বিভিন্ন সরবরাহকারীদের তুলনা করতে সাহায্য করে। প্রতিটি সরবরাহকারী একই তথ্য পায়, তাই মূল্য এবং লিড টাইম একই পণ্যের অনুরোধের উপর ভিত্তি করে। সরবরাহকারীকে লিখিতভাবে মূল প্রয়োজনীয়তাগুলি পুনরাবৃত্তি করতে বলুন। একটি সংক্ষিপ্ত নিশ্চিতকরণ কভার করতে পারে: - কী তৈরি করা হবে - কী উপকরণ ব্যবহার করা হবে - কীভাবে পণ্যটি পরীক্ষা করা হবে - কখন নমুনা প্রস্তুত হবে - কখন সম্পূর্ণ অর্ডার পাঠানো হবে যদি সরবরাহকারী একটি অস্পষ্ট উত্তর দেয়, আরও সরাসরি একটির জন্য জিজ্ঞাসা করুন। শুরুতে একটি স্পষ্ট উত্তর পরে কয়েক সপ্তাহ বিভ্রান্তি প্রতিরোধ করতে পারে। 2। আপনি একা মূল্যের উপর ভিত্তি করে চয়ন করেন আপনি যখন বেশ কয়েকটি সরবরাহকারীর তুলনা করছেন তখন একটি কম উদ্ধৃতি আকর্ষণীয় দেখাতে পারে। সর্বনিম্ন মূল্য নিম্ন-গ্রেড উপাদান, কম পণ্য পরিদর্শন, সহজ প্যাকেজিং, বা পরিবর্তনের জন্য সামান্য জায়গা সহ একটি উত্পাদন সময়সূচী থেকে আসতে পারে। দাম এখনও গুরুত্বপূর্ণ। এটি সিদ্ধান্তের একমাত্র কারণ হওয়া উচিত নয়। আমি বিভিন্ন পয়েন্ট জুড়ে সরবরাহকারীদের তুলনা করি: - পণ্যের গুণমান - প্রতিক্রিয়ার সময় - উত্পাদন ক্ষমতা - নমুনা নির্ভুলতা - গুণমান নিয়ন্ত্রণ প্রক্রিয়া - লিড টাইম - প্যাকেজিং শক্তি - অর্থপ্রদানের শর্তাবলী - পণ্যের সমস্যাগুলি হ্যান্ডলিং একটি সরবরাহকারী কম দামের প্রস্তাবকারী এখনও একটি ভাল পছন্দ হতে পারে যদি নির্দিষ্টকরণ, প্রক্রিয়া এবং যোগাযোগ নির্ভরযোগ্য হয়৷ অফার থেকে কি অপসারণ করা হয়েছে তা পরীক্ষা না করে কম দামে গৃহীত হলে সমস্যা শুরু হয়। উদ্ধৃতি তুলনা করার একটি ব্যবহারিক উপায় একটি খরচ টেবিল তৈরি করা হয়. পণ্যের মূল্য, টুলিং ফি, নমুনা ফি, প্যাকেজিং খরচ, শিপিং চার্জ, পরিদর্শন খরচ, এবং সম্ভাব্য পুনরায় কাজের খরচ যোগ করুন। এটি আমাকে মোট ক্রয় খরচের একটি ভাল ভিউ দেয়। এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ তা একটি সাধারণ ক্রয়ের ক্ষেত্রে দেখায়। সরবরাহকারী A প্রতি ইউনিটে $4.80 উদ্ধৃত করে এবং এর মধ্যে শক্তিশালী প্যাকেজিং, একটি প্রাক-প্রোডাকশন নমুনা এবং একটি পরিদর্শন প্রতিবেদন অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। সরবরাহকারী B $4.35 উদ্ধৃত করে কিন্তু নমুনার জন্য অতিরিক্ত চার্জ নেয় এবং মৌলিক কার্টন ব্যবহার করে। এই অতিরিক্ত খরচ যোগ করার পরে, পার্থক্য প্রত্যাশিত তুলনায় অনেক ছোট হতে পারে. একটি সরবরাহকারী তাদের উদ্ধৃতি অন্তর্ভুক্ত ব্যাখ্যা করতে সক্ষম হওয়া উচিত. আপনি প্রতিবার জিজ্ঞাসা করার সময় যদি উত্তর পরিবর্তিত হয় তবে এটিকে একটি সতর্কতা চিহ্ন হিসাবে বিবেচনা করুন। 3. সরবরাহকারীর প্রকৃত ক্ষমতার জন্য অর্ডারটি খুব বড় ** কিছু সরবরাহকারী অর্ডার গ্রহণ করে যে তারা সুচারুভাবে পরিচালনা করতে পারে না। তারা ব্যবসা করতে চাইতে পারে, তাই তারা তাদের মেশিন, শ্রমিক, কাঁচামাল, বা বর্তমান উৎপাদন সময়সূচী পরীক্ষা করার আগে একটি ডেলিভারি তারিখের প্রতিশ্রুতি দেয়। অর্ডার নিশ্চিত হওয়ার পরে এই সমস্যাটি প্রায়ই প্রদর্শিত হয়। বার্তাগুলি ধীর হয়ে যায়। নমুনা বিলম্বিত হয়. উৎপাদন তারিখ কয়েকবার সরানো হয়. পণ্য পরিদর্শন পাস করার আগে একটি শিপিং প্রতিশ্রুতি করা হয়। আমি একটি বড় অর্ডার দেওয়ার আগে ক্ষমতা পরীক্ষা করি। দরকারী প্রশ্নগুলির মধ্যে রয়েছে: - কারখানাটি প্রতি মাসে কত ইউনিট উত্পাদন করতে পারে? - বর্তমান উৎপাদন সময়সূচী কি? - কোন পদক্ষেপগুলি বাইরের অংশীদারদের দ্বারা পরিচালিত হয়? - কতগুলি উত্পাদন লাইন পাওয়া যায়? - কাঁচামাল দেরিতে আসলে কী হবে? - প্রোডাকশনের সময় কে আমাকে আপডেট করবে? - সরবরাহকারী পুনরায় আদেশ সমর্থন করতে পারেন? একটি ছোট ট্রায়াল অর্ডার সরবরাহকারী কিভাবে কাজ করে তা দেখাতে পারে। আমি একটি বড় পরিমাণে প্রতিশ্রুতি দেওয়ার আগে নমুনার গুণমান, প্রতিক্রিয়ার গতি, প্যাকিং, উত্পাদনের সময় এবং সমস্যা পরিচালনার পর্যালোচনা করতে পারি। বিচারের আদেশে স্পষ্ট শর্ত থাকতে হবে। আমি প্রত্যাশিত পরিমাণ, প্রসবের তারিখ, পরিদর্শন পয়েন্ট এবং গ্রহণযোগ্য ত্রুটির স্তর নির্ধারণ করব। এটি কর্মক্ষমতা বিচার করার একটি ন্যায্য উপায় তৈরি করে। একটি সরবরাহকারী যে একটি ছোট অর্ডার ভালভাবে পরিচালনা করে একটি বড় প্রকল্পের জন্য প্রস্তুত হতে পারে। একটি সরবরাহকারী যে একটি ছোট অর্ডার নিয়ে সংগ্রাম করে যখন ভলিউম বৃদ্ধি পায় তখন আরও চাপ তৈরি করতে পারে। **আমি কীভাবে কাজের সম্পর্ক পুনরায় সেট করব সরবরাহকারী পরিবর্তন করা সর্বদা প্রথম উত্তর নয়। আমি সমস্যাগুলির সরাসরি পর্যালোচনা দিয়ে শুরু করব। আমি তথ্য সংগ্রহ করব: - কোন অর্ডার প্রভাবিত হয়েছে - কি প্রতিশ্রুতি দেওয়া হয়েছিল - কি বিতরণ করা হয়েছিল - যখন বিলম্ব বা গুণমানের সমস্যা দেখা দিয়েছে - কোন খরচ বা গ্রাহক সমস্যা অনুসরণ করেছে - কোন সংশোধন প্রয়োজন আমি সরবরাহকারীকে একটি দীর্ঘ মানসিক বার্তার পরিবর্তে একটি সংক্ষিপ্ত কর্ম তালিকা পাঠাব৷ প্রতিটি সমস্যা একটি মালিক এবং একটি তারিখ থাকা উচিত. উদাহরণস্বরূপ: - 12 মে এর মধ্যে সংশোধিত নমুনা পাঠান - 13 মে এর মধ্যে উপাদানের গ্রেড নিশ্চিত করুন - প্রতি তিন দিনে উত্পাদনের ফটোগুলি ভাগ করুন - প্যাকিংয়ের আগে সম্পূর্ণ পরিদর্শন করুন - চালানের আগে চূড়ান্ত শক্ত কাগজের বিবরণ পাঠান সরবরাহকারীর প্রতিক্রিয়া আমাকে অনেক কিছু বলতে পারে৷ একটি দরকারী অংশীদার দায়িত্ব গ্রহণ করতে পারে, কারণ ব্যাখ্যা করতে পারে এবং একটি স্পষ্ট সংশোধন পরিকল্পনা প্রদান করতে পারে। একজন দুর্বল অংশীদার সরাসরি উত্তর এড়াতে পারে, অন্য পক্ষকে দোষারোপ করতে পারে বা কাজের পরিকল্পনা ছাড়াই ফলাফলের প্রতিশ্রুতি দিতে পারে। আমি লিখিতভাবে মূল চুক্তিও রাখি। ইমেল, অনুমোদিত নমুনা, পণ্য অঙ্কন, পরিদর্শন প্রতিবেদন এবং প্যাকিং বিশদ একটি রেকর্ড গঠন করে যা উভয় পক্ষই পরীক্ষা করতে পারে। একটি সহজ সরবরাহকারী পর্যালোচনা পদ্ধতি সরবরাহকারীর পর্যালোচনা করার সময় আমি তিনটি প্রশ্ন ব্যবহার করি: 1. সরবরাহকারী কি অর্ডারটি বুঝতে পেরেছিলেন? 2. সরবরাহকারীর কি এটি সম্পূর্ণ করার ক্ষমতা ছিল? 3. কোনো সমস্যা দেখা দিলে সরবরাহকারী কি সঠিক আপডেট দিয়েছেন? যদি একটি প্রশ্নের উত্তর না হয় তবে সমস্যাটি আরও ভাল নথি বা পরিকল্পনার মাধ্যমে সমাধানযোগ্য হতে পারে। যদি তিনটির উত্তরই না হয়, তাহলে সমস্যাটি একটি দেরিতে চালানের চেয়ে গভীর হতে পারে। বর্তমান সরবরাহকারীকে পর্যালোচনার অধীনে রেখে আমি একটি ছোট অর্ডার দিয়ে অন্য সরবরাহকারীকে পরীক্ষা করব। একটি নির্ভরযোগ্য সরবরাহকারী সম্পর্ক শুধুমাত্র প্রতিশ্রুতির উপর নির্ভর করে না। এটি পরিষ্কার স্পেসিফিকেশন, বাস্তবসম্মত পরিকল্পনা, নিয়মিত যোগাযোগ এবং পণ্য গ্রাহকের কাছে পৌঁছানোর আগে হওয়া চেক থেকে বৃদ্ধি পায়। যখন একজন সরবরাহকারী আমাকে হতাশ করতে থাকে, আমি শুধুমাত্র সর্বশেষ ভুলের দিকে তাকাই না। আমি পুরো ক্রয় প্রক্রিয়া চেক. সঠিক সমাধান হতে পারে একটি ভাল পণ্য সংক্ষিপ্ত, একটি বিস্তৃত সরবরাহকারী তুলনা, বা একটি বড় প্রতিশ্রুতির আগে একটি ছোট ট্রায়াল অর্ডার।

একটি কম সরবরাহকারী মূল্য একটি স্প্রেডশীটে আকর্ষণীয় দেখতে পারে। আমি দেখেছি ক্রেতারা সর্বনিম্ন উদ্ধৃতি বেছে নেয়, তারপরে শিপিং পরিবর্তন, পণ্য মেরামত, ধীরগতিতে বিতরণ এবং অতিরিক্ত স্টকগুলিতে বেশি ব্যয় করে। উদ্ধৃতি মূল্য আপনার ক্রয় খরচ শুধুমাত্র একটি অংশ. পণ্যটি আপনার গ্রাহকের কাছে পৌঁছানোর আগে প্রদর্শিত প্রতিটি খরচ আপনার আসল খরচ অন্তর্ভুক্ত করে। ইউনিট মূল্যের বাইরে দেখুন যখন আমি সরবরাহকারীদের তুলনা করি, তখন আমি একটি বিক্রয়যোগ্য পণ্যের সম্পূর্ণ মূল্য পরীক্ষা করি: - পণ্যের মূল্য - নমুনা এবং টুলিং ফি - প্যাকেজিং - শিপিং এবং বীমা - আমদানি শুল্ক বা স্থানীয় চার্জ - পরিদর্শন এবং পরীক্ষা - অর্থপ্রদানের ফি - সঞ্চয়স্থান - পুনরায় কাজ এবং প্রতিস্থাপন - গ্রাহক পরিষেবার খরচ - একটি $8 দেরিতে পণ্য সরবরাহের একটি সস্তা অফারে একটি দামের দামের তুলনায় ক্ষতি হতে পারে $9.20। $8 সরবরাহকারী বড় কার্টন ব্যবহার করতে পারে, যা শিপিং খরচ বাড়ায়। নিম্ন উদ্ধৃতি অভ্যন্তরীণ প্যাকেজিং বা গুণমান পরীক্ষা বাদ দিতে পারে। $9.20 বিকল্পটি আপনাকে কম ল্যান্ডিং খরচ দিয়ে ছাড়তে পারে। শিপিং বিশদ পরীক্ষা করুন শিপিং খরচ সরবরাহকারীর উদ্ধৃতির মান পরিবর্তন করতে পারে। আমি প্রতিটি সরবরাহকারীর জন্য জিজ্ঞাসা করি: - শক্ত কাগজের আকার - শক্ত কাগজের ওজন - কার্টন প্রতি ইউনিট - মোট চালানের পরিমাণ - শিপিং পদ্ধতি - আনুমানিক ট্রানজিট সময় - ডেলিভারির অবস্থান - স্থানীয় চার্জ যা অন্তর্ভুক্ত নয় একটি কম ইউনিট মূল্যের একটি পণ্য যদি প্যাকেজিং বড় হয় তবে আরও গুদাম স্থান নিতে পারে৷ এটি স্টোরেজ ফিকে প্রভাবিত করে এবং আপনি হাতে রাখতে পারেন এমন ইউনিটের সংখ্যা হ্রাস করতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, একটি ছোট বাড়ির পণ্যের ব্র্যান্ড একই বাতির জন্য দুটি সরবরাহকারীর তুলনা করতে পারে। সরবরাহকারী A প্রতি ইউনিটে $11 চার্জ করে, কিন্তু একটি বড় শক্ত কাগজে 12টি ল্যাম্প প্যাক করে। সরবরাহকারী B প্রতি ইউনিটে $12 চার্জ করে এবং একটি ছোট শক্ত কাগজে 20টি ল্যাম্প প্যাক করে। মালবাহী এবং সঞ্চয়স্থানের পরে, সরবরাহকারী B বিক্রিযোগ্য ইউনিট প্রতি কম খরচ করতে পারে। উদ্ধৃতিটি সরল ভাষায় শিপিং শর্তাবলী দেখাতে হবে। যদি একজন সরবরাহকারী একটি সংক্ষিপ্ত উত্তর দেয় যেমন "শিপিং অন্তর্ভুক্ত," আমি জিজ্ঞাসা করি যে দাম কী কভার করে এবং কী কভার করে না। সংখ্যা দিয়ে পণ্যের গুণমান পরিমাপ করুন গুণমানের সমস্যাগুলি এমন খরচ তৈরি করে যা মিস করা সহজ। পাঁচ শতাংশ ত্রুটির হার সহ একটি ব্যাচ পরিচালনাযোগ্য শোনাতে পারে। আপনি পরিদর্শন, প্রতিস্থাপন শিপিং, ফেরত, নেতিবাচক পর্যালোচনা এবং কর্মীদের সময় যোগ করলে এটি ব্যয়বহুল হয়ে উঠতে পারে। আমি সরবরাহকারীকে নিশ্চিত করতে বলি: - গ্রহণযোগ্য ত্রুটির হার - পণ্য পরিদর্শন পদ্ধতি - উপাদানের মান - প্যাকেজিং পরীক্ষার পদ্ধতি - প্রতিস্থাপন প্রক্রিয়া - গুণমানের দাবির জন্য প্রতিক্রিয়ার সময় - পরিদর্শনের পরে সরবরাহ করা রেকর্ডগুলি একটি লিখিত পণ্যের স্পেসিফিকেশন উভয় পক্ষকেই সহায়তা করে৷ এতে মাত্রা, উপকরণ, রঙের পরিসর, ফাংশন, লেবেলিং এবং প্যাকেজিং প্রয়োজনীয়তা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। ফটোগুলি সাহায্য করতে পারে, কিন্তু তারা একটি নমুনা বা পরিদর্শন প্রতিস্থাপন করে না। একটি নমুনা দেখায় যে পণ্যটি কেমন অনুভব করে এবং কাজ করে। একটি প্রি-শিপমেন্ট পরিদর্শন দেখাতে পারে যে সম্পূর্ণ ব্যাচ অনুমোদিত নমুনার সাথে মেলে কিনা। ন্যূনতম অর্ডারের পরিমাণ পর্যালোচনা করুন একটি কম ইউনিট মূল্য প্রায়ই উচ্চ ন্যূনতম অর্ডার পরিমাণের সাথে আসে। একটি বড় অর্ডার ক্রয় মূল্য কমাতে পারে, কিন্তু এটি অন্যান্য খরচ তৈরি করতে পারে: - আরও সঞ্চয়স্থান - ধীর নগদ প্রবাহ - অবিক্রীত স্টকের উচ্চ ঝুঁকি - চাহিদা পরিবর্তনের পরে আরও পণ্য অবশিষ্ট - ইনভেন্টরি পরিষ্কার করার জন্য অতিরিক্ত ছাড় আমি যুক্তিসঙ্গতভাবে বিক্রি করতে পারি এমন স্টকের পরিমাণের সাথে ইউনিট মূল্যের তুলনা করি৷ একটি সামান্য বেশি দামে একটি ছোট অর্ডার একটি বড় অর্ডারের তুলনায় একটি ক্রমবর্ধমান ব্যবসার জন্য ভাল হতে পারে যা কয়েক মাস ধরে নগদ জমা করে। সরবরাহকারী একটি ট্রায়াল অর্ডারের জন্য কম ন্যূনতম অর্ডার পরিমাণ অফার করতে পারে কিনা জিজ্ঞাসা করুন। মূল্য পরিবর্তিত হতে পারে, কিন্তু পরীক্ষাটি একটি বড় প্রতিশ্রুতির আগে পণ্য এবং পরিষেবার সমস্যাগুলি প্রকাশ করতে পারে। পেমেন্টের শর্তাবলী দেখুন অর্থপ্রদানের শর্তাবলী নগদ প্রবাহকে প্রভাবিত করে। একজন সরবরাহকারী উৎপাদনের আগে একটি আমানত এবং চালানের আগে অবশিষ্ট ব্যালেন্স চাইতে পারে। সেই কাঠামোটি কাজ করতে পারে, তবে আমি পরীক্ষা করি যে কত টাকা বাঁধা আছে এবং কখন স্টকটি রাজস্ব তৈরি করা শুরু করতে পারে। আমি আরও জিজ্ঞাসা করি: - কোন সম্মত শর্তে আমানত ফেরতযোগ্য? - কখন উৎপাদন শুরু হয়? - অর্ডার দেরী হলে কি হবে? - কোন পেমেন্ট পদ্ধতি গ্রহণ করা হয়? - ব্যাঙ্ক বা প্ল্যাটফর্ম ফি অন্তর্ভুক্ত? - পরিদর্শনের পর কি ব্যালেন্স পরিশোধ করা যাবে? পরিষ্কার শর্তাবলী বিরোধ কমায়। তারা আমাকে দামের চেয়ে বেশি সরবরাহকারীদের তুলনা করতে সহায়তা করে। ডেলিভারি পারফরম্যান্স ট্র্যাক করুন একটি বিলম্বিত চালান বিক্রয়, প্রচার এবং গ্রাহকের বিশ্বাসকে প্রভাবিত করতে পারে। আমি শুধুমাত্র প্রতিশ্রুত লিড টাইমের উপর নির্ভর না করে সরবরাহকারীর সাম্প্রতিক ডেলিভারি রেকর্ডের দিকে তাকাই। একজন সরবরাহকারী উৎপাদনের জন্য 20 দিন উদ্ধৃত করতে পারে, যখন প্রকৃত সময়রেখাটি উপাদান সোর্সিং, অনুমোদন, প্যাকিং এবং বুকিংয়ের 35 দিনের কাছাকাছি। আমি একটি সহজ উত্পাদন সময়সূচীর সাথে অনুরোধ করছি: 1. অর্ডার নিশ্চিতকরণ 2. উপাদান প্রস্তুতি 3. উত্পাদন শুরু 4. গুণমান পরীক্ষা 5. প্যাকিং 6. শিপমেন্ট বুকিং 7. প্রেরণ সময়সূচী জটিল হতে হবে না। সরবরাহকারী আসলে যেভাবে কাজ করে তার সাথে মিল থাকা দরকার। দরিদ্র যোগাযোগের খরচ গণনা করুন পণ্যটি গ্রহণযোগ্য হলেও যোগাযোগের সমস্যা লুকানো খরচ তৈরি করতে পারে। যদি কোনও সরবরাহকারী একটি প্যাকিং প্রশ্নের উত্তর দিতে বেশ কয়েক দিন সময় নেয়, একটি স্পেসিফিকেশন পরিবর্তন মিস করে, বা অস্পষ্ট নথি পাঠায়, আমার দল অর্ডারটি পরীক্ষা এবং সংশোধন করতে আরও বেশি সময় ব্যয় করে। একটি বড় অর্ডার দেওয়ার আগে আমি যোগাযোগের মূল্যায়ন করি। আমি একই প্রশ্নগুলি বেশ কয়েকটি সরবরাহকারীকে প্রেরণ করি এবং তুলনা করি: - উত্তর দেওয়ার সময় - উত্তরের গুণমান - বিশদ ভাগ করার ইচ্ছা - লিখিত বৈশিষ্ট্যগুলি অনুসরণ করার ক্ষমতা - ঝুঁকি এবং সীমা সম্পর্কে স্পষ্টতা একজন সরবরাহকারীকে প্রতিশ্রুতি দেওয়ার দরকার নেই যে প্রতিটি অর্ডার নিখুঁত হবে৷ আমি এমন একজন সরবরাহকারীকে পছন্দ করি যিনি একটি সম্ভাব্য সমস্যা তাড়াতাড়ি ব্যাখ্যা করেন এবং একটি ব্যবহারিক বিকল্প অফার করেন। একটি সরবরাহকারী খরচের ওয়ার্কশীট ব্যবহার করুন আমি প্রতিটি সরবরাহকারীর জন্য একটি ওয়ার্কশীট রাখি। এতে উদ্ধৃতি, অবতরণ খরচ, গুণমানের রেকর্ড, ডেলিভারির ইতিহাস, অর্থপ্রদানের শর্তাবলী এবং প্রতিটি অর্ডারের নোট অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। একটি মৌলিক সূত্র দেখতে এইরকম হতে পারে: **মোট সরবরাহকারী খরচ = ক্রয় মূল্য + মালবাহী + শুল্ক + পরিদর্শন + স্টোরেজ + ত্রুটি খরচ + হ্যান্ডলিং ফি ** বিক্রয়যোগ্য ইউনিটের সংখ্যা দ্বারা সেই অঙ্কটিকে ভাগ করুন। এটি একা ইউনিট মূল্যের তুলনায় আরও দরকারী তুলনা দেয়। আমি ডেলিভারির পরে কি ঘটে তাও রেকর্ড করি। সরবরাহকারী কি সম্মত স্পেসিফিকেশন পূরণ করেছে? প্রতিস্থাপন ব্যবস্থা করা সহজ ছিল? প্যাকেজিং কি পণ্য রক্ষা করেছে? প্রত্যাশিত যখন আদেশ এসেছিলেন? উত্তরগুলি সময়ের সাথে সেই সরবরাহকারীর সাথে কাজ করার খরচ দেখায়। একজন সরবরাহকারীকে আপনার ব্যবসায়িক মডেলকে সমর্থন করা উচিত, কেবলমাত্র একটি উদ্ধৃতিতে কম সংখ্যা অফার করা উচিত নয়। যখন আমি ল্যান্ড করা খরচ, গুণমান, ডেলিভারি, যোগাযোগ এবং নগদ প্রবাহ তুলনা করি, তখন আসল পছন্দটি দেখতে সহজ হয়ে যায়। সর্বনিম্ন ইউনিট মূল্য সহ সরবরাহকারী এখনও একটি ভাল বিকল্প হতে পারে। প্রতিটি সম্পর্কিত খরচ অন্তর্ভুক্ত করার পরে এটি সাশ্রয়ী মূল্যের থাকা প্রয়োজন।

সরবরাহকারী পরিবর্তনগুলি পণ্যের গুণমান, ডেলিভারির সময়সূচী, গ্রাহকের বিশ্বাস এবং দৈনন্দিন কাজের চাপকে প্রভাবিত করতে পারে। আমি দেখেছি যে দলগুলি একটি কঠিন সরবরাহকারীর সাথে থাকে কারণ পরিবর্তন করা ঝুঁকিপূর্ণ মনে হয়। বৃহত্তর ঝুঁকি এমন একটি সম্পর্ক রাখা হতে পারে যা আর ব্যবসাকে সমর্থন করে না। এই তিনটি সতর্কীকরণ চিহ্ন আমাকে সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করতে পারে কখন অন্য বিকল্পগুলি পর্যালোচনা করার সময় হবে৷ 1। গুণমানের সমস্যাগুলি ফিরে আসছে একটি ত্রুটিপূর্ণ চালান একটি প্যাকিং ভুল বা একটি উত্পাদন সমস্যা থেকে আসতে পারে। একটি পুনরাবৃত্তি প্যাটার্ন ঘনিষ্ঠ মনোযোগ প্রয়োজন। আমি খুঁজব: - বেশ কয়েকটি অর্ডার জুড়ে একই ত্রুটি দেখা যাচ্ছে - অনুমোদন ছাড়াই পণ্যের স্পেসিফিকেশন পরিবর্তিত হচ্ছে - সরবরাহকৃত পণ্যগুলির থেকে আলাদা নমুনাগুলি দেখা যাচ্ছে - গুণমানের প্রতিবেদনে স্পষ্ট বিবরণ নেই - কোনও বাস্তব সমাধান ছাড়াই অভিযোগের উত্তর দেওয়া হচ্ছে - সরবরাহকারী আমাকে এমন পণ্যগুলি গ্রহণ করতে বলছে যা সম্মত মানের সাথে মেলে না আমি একবার অসম প্রিন্ট সহ প্যাকেজিং পেয়েছি এমন একটি ব্যবসার সাথে কাজ করেছি৷ সরবরাহকারী একটি ব্যাচ প্রতিস্থাপন করেছে, কিন্তু একই সমস্যা পরবর্তী চালানে উপস্থিত হয়েছে। দলটি হাত দিয়ে প্রতিটি বাক্স চেক করতে সময় ব্যয় করেছে এবং অতিরিক্ত শ্রম অর্ডারের সময়সূচীকে প্রভাবিত করেছে। সমস্যা একটি অপূর্ণ বিতরণ ছিল না. সমস্যাটি ছিল যে সরবরাহকারীর কাছে কারণ খুঁজে বের করার এবং ঠিক করার জন্য কোন স্পষ্ট প্রক্রিয়া ছিল না। আমি স্যুইচ করার আগে, আমি অর্ডার রেকর্ড, ফটো, পরিদর্শনের ফলাফল এবং লিখিত যোগাযোগ সংগ্রহ করব। আমি অনুমোদিত নমুনা বা পণ্যের স্পেসিফিকেশনের সাথে বিতরণ করা পণ্যগুলির তুলনা করব। এটি আমাকে সরবরাহকারী পর্যালোচনার জন্য একটি বাস্তব ভিত্তি দেয়। একটি দরকারী প্রশ্ন হল: সরবরাহকারী কি কারণটি সমাধান করেছেন, নাকি শুধুমাত্র প্রতিটি অভিযোগ একবারে পরিচালনা করেছেন? 2. ডেলিভারির তারিখগুলি আর নির্ভরযোগ্য মনে হয় না একজন সরবরাহকারীকে নির্ধারিত সময়ের আগে প্রতিটি অর্ডার সরবরাহ করতে হবে না। দেরি হলে আমার ব্যবসাকে প্রভাবিত করতে পারে তখন আমার সঠিক তারিখ এবং প্রাথমিক বিজ্ঞপ্তির প্রয়োজন। সতর্কতা চিহ্নগুলির মধ্যে রয়েছে: - শিপমেন্টের তারিখগুলি স্পষ্ট নোটিশ ছাড়াই পরিবর্তিত হচ্ছে - আমার জিজ্ঞাসা করার পরেই উৎপাদন আপডেট আসবে - বিভিন্ন কর্মী বিভিন্ন উত্তর দিচ্ছেন - ট্র্যাকিং বিশদ অনুপস্থিত - স্বাভাবিক অর্ডারের সময়কালে বারবার বিলম্ব - প্রতিশ্রুতি যা অর্ডার প্ল্যানে লেখা নেই উদাহরণস্বরূপ, একটি ছোট খুচরা বিক্রেতা একটি নিশ্চিত চালানকে ঘিরে পণ্য লঞ্চের পরিকল্পনা করতে পারে৷ যদি পণ্যগুলি তিন সপ্তাহ দেরিতে পৌঁছায়, খুচরা বিক্রেতাকে তার বিপণন পরিকল্পনা, স্টোরেজ সময়সূচী এবং গ্রাহকের বার্তাগুলি পরিবর্তন করতে হতে পারে। ব্যয়টি পণ্যের চেয়ে দুর্বল পরিকল্পনা থেকে আসতে পারে। আমি শেষ কয়েকটি অর্ডার পর্যালোচনা করব এবং রেকর্ড করব: - সম্মত উত্পাদন তারিখ - প্রকৃত সমাপ্তির তারিখ - প্রতিশ্রুত শিপিংয়ের তারিখ - প্রকৃত প্রেরণের তারিখ - প্রতিটি বিলম্বের কারণ দেওয়া হয়েছে - বিলম্বের আগে প্রদত্ত নোটিশ একটি বিলম্বিত চালানের মানে সর্বদা আমার চলে যাওয়া উচিত নয়৷ বিজ্ঞপ্তির বারবার অভাব আমাকে কাজের সম্পর্ক সম্পর্কে আরও বলে। একজন সরবরাহকারী যে তাড়াতাড়ি যোগাযোগ করে আমাকে সামঞ্জস্য করার জন্য জায়গা দেয়। একটি সরবরাহকারী যে সময়সীমা আমার কাছে কম পছন্দের সাথে ছেড়ে না যাওয়া পর্যন্ত নীরব থাকে। 3। কোনো সমস্যা দেখা দিলে যোগাযোগ করা কঠিন হয়ে পড়ে ভালো যোগাযোগ মানে প্রতি কয়েক মিনিটে উত্তর পাওয়া নয়। এটি এমন লোকদের কাছ থেকে স্পষ্ট উত্তর পাওয়ার বিষয়ে যারা আদেশের জন্য দায়িত্ব নেয়। আমি মনোযোগ দেব যখন: - উত্তরগুলি অস্পষ্ট বা অসম্পূর্ণ হয়ে যায় - বেশ কয়েকটি পরিচিতির মধ্যে প্রশ্নগুলি পাস হয় - একটি বিক্রয় প্রতিনিধি অর্থপ্রদানের পরে অদৃশ্য হয়ে যায় - সরবরাহকারী লিখিত নিশ্চিতকরণ এড়িয়ে যায় - সমস্যাগুলি ঘটনাগুলি পরীক্ষা না করেই আমার দলকে দোষারোপ করা হয় - সম্মত পরিবর্তনগুলি পরবর্তী আদেশে প্রতিফলিত হয় না এই সমস্যাটি প্রায়শই ধীরে ধীরে প্রদর্শিত হয়৷ শুরুতে, সরবরাহকারী বিক্রয় প্রক্রিয়া চলাকালীন দ্রুত প্রতিক্রিয়া জানাতে পারে। বেশ কয়েকটি অর্ডারের পরে, বার্তাগুলি আরও বেশি সময় নিতে পারে, উত্তরগুলি ছোট হতে পারে এবং ছোট সমস্যাগুলি খোলা থাকতে পারে৷ সেই পরিবর্তন লুকানো কাজ তৈরি করতে পারে। আমি আপডেট তাড়া করতে, বিশদ বিবরণ পরীক্ষা করতে, চালান সংশোধন করতে বা আমার নিজস্ব গ্রাহকদের বিলম্ব ব্যাখ্যা করতে ঘন্টার পর ঘন্টা ব্যয় করতে পারি। আমি একটি স্পষ্ট বার্তা পাঠাব যার মধ্যে রয়েছে: 1. অর্ডার নম্বর 2. সমস্যা 3. সম্মত প্রয়োজনীয়তা 4. প্রমাণ উপলব্ধ 5. প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন 6. সেই প্রতিক্রিয়ার জন্য একটি যুক্তিসঙ্গত তারিখ এই পদ্ধতিটি আমাকে সরবরাহকারী সরাসরি ব্যবসায়িক কথোপকথন পরিচালনা করতে পারে কিনা তা দেখতে সাহায্য করে৷ উত্তর অস্পষ্ট থাকলে, পরবর্তী সিদ্ধান্তের জন্য আমার কাছে দরকারী তথ্য আছে। আমি কীভাবে একটি নতুন সরবরাহকারীকে স্যুইচ করার আগে পর্যালোচনা করি পরবর্তী বিকল্পটি পরীক্ষা না করেই একটি সরবরাহকারীকে ছেড়ে দিলে বিভিন্ন সমস্যা তৈরি হতে পারে। আমি ক্রমান্বয়ে পর্যালোচনা পছন্দ করি। আমি করব: - পণ্যের প্রয়োজনীয়তা লিখিতভাবে সংজ্ঞায়িত করুন - একটি বড় অর্ডার দেওয়ার আগে নমুনাগুলির জন্য জিজ্ঞাসা করুন - উত্পাদন ক্ষমতা এবং স্ট্যান্ডার্ড লিড টাইমগুলি পরীক্ষা করুন - কীভাবে গুণমান পরীক্ষা রেকর্ড করা হয় তা নিশ্চিত করুন - ত্রুটিগুলি, প্রতিস্থাপন এবং ফেরতগুলি কীভাবে পরিচালনা করা হয় তা জিজ্ঞাসা করুন - শিপিংয়ের শর্তাবলী এবং প্রয়োজনীয় নথিগুলি পর্যালোচনা করুন - যখন ব্যবসা অনুমতি দেয় তখন একটি ছোট অর্ডার দিয়ে শুরু করুন - মোট দামের মোট মূল্যের তুলনা করুন, শুধুমাত্র একটি লিখিত মূল্যের দামের সাথে সম্মত হন না। সর্বনিম্ন ব্যবসা খরচ নাও হতে পারে. অতিরিক্ত পরিদর্শন, পুনরায় কাজ, স্টোরেজ, দেরী ডেলিভারি এবং গ্রাহক সহায়তা ফলাফল পরিবর্তন করতে পারে। আমি একটি বিক্রয় কলের উপর ভিত্তি করে একটি সিদ্ধান্ত নেওয়া এড়াই। প্রাথমিক আলোচনার সময় একজন সরবরাহকারী সহায়ক বলে মনে হতে পারে, তবুও আসল পরীক্ষাটি আসে যখন স্পেসিফিকেশন পরিবর্তন হয়, একটি চালান বিলম্বিত হয়, বা একটি পণ্য সম্মত মান পূরণ করে না। একটি বাস্তব সিদ্ধান্ত পরীক্ষা আমি নিজেকে পাঁচটি প্রশ্ন করি: - একই সমস্যা কি একাধিকবার দেখা দিয়েছে? - সরবরাহকারী একটি সুস্পষ্ট কারণ এবং একটি কার্যকর সমাধান প্রস্তাব করেছেন? - আমি প্রাপ্ত বিতরণ তথ্য বিশ্বাস করতে পারি? - সরবরাহকারী কি সম্মত পণ্য মান রক্ষা করে? - এই সম্পর্ক পরিচালনা করার সময় ব্যয় করা কি আমার গ্রাহক বা দলকে প্রভাবিত করছে? যদি বেশ কয়েকটি উত্তর উদ্বেগ বাড়ায়, আমি অন্য একটি গুরুতর সমস্যার জন্য অপেক্ষা না করে একটি সরবরাহকারী পর্যালোচনা শুরু করি। সরবরাহকারীদের পরিবর্তন করা একটি নিখুঁত অংশীদার খোঁজার বিষয়ে নয়। এটি একটি কাজের সম্পর্ক বেছে নেওয়ার বিষয়ে যা স্পষ্ট মান, সৎ যোগাযোগ এবং স্থির পরিকল্পনা সমর্থন করে। আমি প্রমাণ পরীক্ষা করে, বিকল্প পরীক্ষা করে এবং একটি লিখিত পরিকল্পনার মাধ্যমে পরিবর্তন করে ব্যবসাকে রক্ষা করতে পারি। আমরা শিল্প ক্ষেত্রে ব্যাপক অভিজ্ঞতা আছে. পেশাদার পরামর্শের জন্য আমাদের সাথে যোগাযোগ করুন: JennyHU: Jennyhu@jh-products.com/WhatsApp ++8618913784194।

1. ডেভিড এ. টেলর (2021) গ্লোবাল প্রকিউরমেন্টের জন্য কৌশলগত সরবরাহকারী ব্যবস্থাপনা 2. মনকজকা রবার্ট এম. হ্যান্ডফিল্ড রবার্ট বি. গিউনিপেরো ল্যারি সি. প্যাটারসন জেমস এল. (2020) ক্রয় ও সরবরাহ চেইন ব্যবস্থাপনা 3. ক্রিস্টোফার মার্টিন (2016) লজিস্টিকস এবং সাপ্লাই 4 পিটার ম্যানেজমেন্ট এবং সাপ্লাই ম্যানেজমেন্ট পিটার 4. ডেভিড জোন্স ডেভিড (2015) প্রকিউরমেন্ট প্রিন্সিপলস এবং ম্যানেজমেন্ট 5. উইলে আরজান জে. ভ্যান (2018) ক্রয় এবং সরবরাহ চেইন ম্যানেজমেন্ট 6. লাইসনস কেনেথ ফারিংটন মাইকেল (2016) প্রকিউরমেন্ট এবং সাপ্লাই চেইন ম্যানেজমেন্ট